[EDS-cz_sk] Automatický aktivace titulů ve Full Text Finderu - jak na to

Úterý Leden 3 13:53:48 CET 2017

Vše nejlepší do nového roku všem,

a teď už zase do práce ;-). S příchodem Full Text Finderu (dále FTF) se
nám (ve srovnání s LinkSource) otevřela řada příjemných vlastností.
Především je to možnost automatizovaně si spravovat znalostní bázi FTF.
Má to však svá drobná (i větší) úskalí. Níže v mailu se budu věnovat
jednomu konkrétnímu případu a tím je aktivace (nebo výběr chcete-li)
předplácených titulů - a to nikoli klikáním v EAdminu, ale pomocí
nahrání souboru se seznamem těchto titulů (popíši obecný postup i postup
s konkrétním příkladem). Doplňuji, že vycházím z velmi obecného (a mírně
nepřesného) návodu na http://support.ebsco.com/help/index.php?help_id=7290.

Pokud bude zájem, mohu zkusit přidat i další návody (například vytvoření
Custom balíku s vlastními tituly apod.). Kdybyste měli o nějaké téma
zájem, tak jej zkusím ve spolupráci s EBSCO zpracovat - přeci jen už FTF
nějakou chvíli máme, takže je šance, že budu vědět "jak na to".

Nyní k věci. Situace je následující: od producenta nějakého zdroje
dostanu seznam námi předplácených titulů, který je výběrem z nějaké
větší kolekce. Chci ve znalostní bázi FTF vyznačit, že tyto tituly
přeplácíme. Ale ve znalostní bázi žádná přesně taková kolekce není - od
daného producenta jsou tam kolekce jiné, ne však taková, která obsahuje
přesně námi zakoupené tituly.

Nyní máme tři možnosti:

1. jednotlivé tituly si naklikat ručně, což je pracné (a krajně
neefektivní pokud jsou jich řádově stovky),

2. poslat ten seznam na EBSCO, ať s tím něco udělají (to bude nějakou
dobu trvat),

3. použít funkce Upload Your Holdings dostupné v EAdminu v záložce
Holdings Management (nejrychlejší a nejpřesnější).

A právě na tuto 3. variantu se podíváme blíže.

Ještě před tím, než začneme aktivovat tituly VELMI doporučuji provést
zálohu nastavení vašich holdings. To pro případ, že by se něco
nepovedlo. Zálohu lze provést (a je vhodné i pravidelně provádět) opět v
Holdings Managementu volbou Download Your Holdings - po té ponechte
výchozí nastavení, zvolte jméno zálohy (File Name) a potvrďte tlačítkem
"Create File for Dowload". Počkejte dokud v Holdings managementu proces
zálohování neskončí (oranžové In Progress se nezmění na Download
Completed). Vytvořený soubor si nutně nemusíte k sobě stahovat (v
případě potíží je k dipozici na serverech EBSCO).

Nyní již k aktivaci:

Vycházím z předpokladu, že seznam titulů od producenta mám ve formátu,
který mohu otevřít v Excelu. A že v tomto seznamu je seznam titulů,
který obsahuje minimálně název titulu a jeho ISSN (Print nebo Online, je
to jedno). Tyto sloupce jsou klíčové. V tabulce dodané producentem je
přejmenujeme na "Title" a "OnlineISSN". Dále do tabulky přidáme
následující sloupce:

"PackageName" - jméno kolekce, ve které se mají dané tituly aktivovat.
Vhodnou kolekci najdeme standardně přes EAdmin a Holdings Management.
Optimálně je vybrat kolekci daného producenta, která tématicky odpovídá
naší vybrané kolekci a obsahuje pokud možno co nejvíce titulů. Pak je
malá pravděpodobnost, že některý z našich titulů se ve vybrané kolekci
nevyskytuje.

"CreateCustom" - všechny řádky vyplníme hodnout "N".

"IsCustom" - všechny řádky vyplníme hodnout "N".

"KBID" - všechny řádky ponecháme prázdné.

Výše uvedené sloupce jsou povinné a bez nich upload fungovat nebude,
tedy shrnuto, povinné jsou sloupce:

"Title", "OnlineISSN", "PackageName", "CreateCustom", "IsCustom", "KBID".

K výše uvedeným sloupcům lze dodávat ještě další sloupce (viz
http://support.ebsco.com/help/index.php?help_id=7302). Pro nás zajímavý
je sloupec "CustomCoverageBegin", do kterého lze vkládat datum, od
kterého je pro nás daný titul dostupný.

Takto připravený soubor uložíme v Excelu jako "Text (oddělený
tabulátory) (*.txt)" případně, pokud je v názvech titulů diakritika,
jako "Text v kódu Unicode (*.txt).

Nyní je soubor připraven pro nahrání: Holdings Management - Upload your
holdings (viz navod_upload_ftf_odkazy.png). Na stránce pro upload jen
vyberete vytvořený soubor s tituly, svůj email, ponecháte nastavení
formátu na "Full Text Finder" a ponecháte nastavení zatržené "Add/Update
to existing holdings". V ŽÁDNÉM PŘÍPADĚ NEZATRHÁVEJTE VOLBU "Replace All
existing holdings" (viz navod_upload_ftf_upload.png)!

Po odeslání jen počkáte, až proběhne zpracování a následně si můžete
přímo v Eadminu u dané kolekce zkontrolovat, jestli jsou všechny tituly
aktivovány správně.

Konkrétní příklad:
Mám seznam titulů od producenta American Chemical Society - jedn8 se o
tituly, u nichž máme dostupné i archivní ročníky. V Excelu si jej
upravím do příslušného tvaru (viz ACS_legacy-ftf-upload.xls). Jako
"PackageName" jsem zvolil ACS Legacy Archives - měl by pokrývat všechny
potřebné tituly. Soubor uložím jako "Text (oddělený tabulátory) (*.txt)"
- vznikne ACS_legacy-ftf-upload.txt. Tento soubor následně nahraji přes
Upload your holdings. Mailem mi následně přijde potvrzení, že celý
proces se (ne)zdařil - včetně toho, kolik titulů se podařilo zpracovat.
U takto malých balíků trvá celý proces řádově minuty.

Snad vám výše zmíněný návod pomůže v lepší správě vašich zdrojů. Kdyby
byl zájem, pak mohu poskytnout i nějaké skriptíky (v Linux BASH shellu),
které jsem si sám vyráběl pro generování souborů pro upload (ale to už
je vyšší dívčí ;-)).

Hodně štěstí v novém roce.

Vlastik Krejčíř

P.S. Pavla Synka případně prosím o doplnění/upřesnění výše uvedeného. Díky.

-- 
----------------------------------------------------------------------------
Mgr. Vlastimil Krejčíř
Library and Information Centre, Institute of Computer Science
Masaryk University, Brno, Czech Republic
Email: krejcir (at) ics (dot) muni (dot) cz
Phone: +420 549 49 3872
ICQ: 163963217
Jabber: krejvl na jabber.org
OpenPGP key: https://kic-internal.ics.muni.cz/~krejvl/pgp/
Fingerprint: 7800 64B2 6E20 645B 56AF  C303 34CB 1495 C641 11B9
----------------------------------------------------------------------------
------------- další část ---------------
A non-text attachment was scrubbed...
Name: navod_upload_ftf_odkazy.png
Type: image/png
Size: 98412 bytes
Desc: [žádný popis není k dispozici]
URL: <https://mailman.muni.cz/mailman/private/eds/attachments/20170103/00cefb14/attachment-0002.png>
------------- další část ---------------
A non-text attachment was scrubbed...
Name: navod_upload_ftf_upload.png
Type: image/png
Size: 121831 bytes
Desc: [žádný popis není k dispozici]
URL: <https://mailman.muni.cz/mailman/private/eds/attachments/20170103/00cefb14/attachment-0003.png>
------------- další část ---------------
A non-text attachment was scrubbed...
Name: ACS_legacy-ftf-upload.xls
Type: application/vnd.ms-excel
Size: 23552 bytes
Desc: [žádný popis není k dispozici]
URL: <https://mailman.muni.cz/mailman/private/eds/attachments/20170103/00cefb14/attachment-0001.xls>